Kanban – Tablica prawdę ci powie

Każdy człowiek ma swoją historię i swoje problemy:

Donald T. (wersja amerykańska): Biegam, skaczę i kręcę kołacze. Nie lubię UE, Francji, Kanady, Wielkiej Brytanii? Ja się tylko droczę. Co z tego, że Władimir pomógł mi wygrać wybory – przecież zrobił to w dobrych intencjach. Ludzie mówią, że nie mam planu, a ja go mam, raczej je: tysiące planów. Co z tego, że część z nich się wyklucza? Taki mój urok. To nieprawda, że podważam działania własnej administracji – ja inspiruję do cięższej pracy. Ludzie mówią: on jest niespójny. Jestem – swój krawat zawiązałem 15 lat temu i do dzisiaj go nie rozwiązuję.

Kamila S.: Jako manager w dużej firmie wiem, co się u mnie dzieje. Ludzie mi mówią. Narysowałam im kiedyś w Visio proces, który mają realizować, nawet wysłałam mejla do moich pracowników – wszystko działa u mnie jak w zegarku. OK, czasem spóźniamy się z dostarczeniem produktu – zdarza się nawet najlepszym. No, może mam trochę wysokie koszty i dużo czasu spędzamy na rozmowach o tym, jak to u nas fajnie, czasem słyszę, że ludzie realizują to, co ja mówię, tylko wirtualnie, a prawdziwa robota wygląda inaczej – ale to mówią zazdrośnicy. Mam im do powiedzenia tylko to: they hate us, cause they ain’t us!

Marcin R.: Mam dużo na głowie, wymyśliłem już cztery start-upy, z czego dwa mam nawet w formie pisemnej. Można powiedzieć, że jestem seryjnym start-uperem, takim hipsterem wśród przedsiębiorców. Od lat już działam mentalnie na tej scenie. Realizacja celów? Może kiedyś, zobaczymy – działanie wygląda na skomplikowane, nie lepiej wymyślić następny start-up?

Magdalena O.: Moje poglądy to moja sprawa, raz do lewa, raz do prawa. Nigdy głębiej nie zastanawiałam się nad tym, co mam do zaoferowania. Tak, jestem doktorem, może nie medycyny, ale zawsze. Doktor to brzmi dumnie. Praca w chaosie to dobre rozwiązanie, nikt przecież mnie nie rozliczy z tego, co miałam robić, czy z tego, co powiedziałam, kiedy ja zmieniam zdanie co kwartał. Bo mogę! No dobra, nie do końca – czasem dlatego, że nie wiem, czego chcę, zajmuję się kilkoma rzeczami naraz (np. kiedyś czytałam Kapitał Marksa i Katechizm naraz, co rozdział zmiana – mogło mi się coś pomieszać). Sama się zastanawiam, co ja tak naprawdę robię każdego dnia…

Jeżeli nie wiesz, jaki wspólny problem mają cztery powyższe osoby, być może masz podobny.

 

Multitasking to zło

Wszyscy czujemy się przepracowani, zajmujemy się wieloma rzeczami naraz, nie mamy czasu na refleksję nad naszymi poczynaniami – większość z nich to efekt naszej intuicji.

Każdy z nas wpada w pułapkę wielozadaniowości – to szef wrzuci nowe zadanie, to coś niespodziewanego się stanie, a może w danym dniu nie mam ochoty na A, lecz na B?

Byłem tam i ja.

Długo poszukiwałem narzędzia, które nie tylko pomogłoby uporządkować moje działania, ale byłoby też wsparciem przy pracy z moimi klientami. Gdy badałem procesy w dziale klienta, często kończyło się to na rozrysowaniu mapy procesów. Wszyscy zgadzali się, że tak wygląda proces, ale po kilku tygodniach (czasem miesiącach) okazywało się, że rozrysowany był stan idealny i połowa rzeczy nie jest wykonywana albo brakuje jakichś części procesu – nikt o nich nie wspomniał, bo były zbyt proste. Poczucie chwilowej bezsilności wpisane jest w pracę konsultanta, to fakt. Ale przecież nie musi tak być – wiedziałem, że gdzieś tam jest narzędzie, które pozwoli mi być bardziej skutecznym, lepiej odkrywać stan faktyczny, bardziej dopasowywać rozwiązania do potrzeb moich klientów i udoskonalać moje usługi.

 

Wtedy usłyszałem o Lean Kanban

Kanban kojarzy się z Toyotą – i dobrze. Metodyka ta powstała w Japonii w przemyśle motoryzacyjnym. Do produkcji oprogramowania i zarządzania przystosował ją David J. Anderson – połączył ją z TOC (Theory of Constraints) i filozofią Lean, przetestował na kilku przedsiębiorstwach i założył Lean Kanban University. Jak odkryjesz coś dobrego, to się tym dzielisz, nie chowasz tego pod poduszkę.

Kanban to nie jest tablica zadań, jak mylnie uważa wiele osób, lecz mapa przepływu pracy. Za jej pomocą możemy śledzić przebieg pracy, procesu, projektu czy produkcji.

Kanban to skuteczna i przejrzysta metoda zarządcza. Pozwala nam znaleźć luki w naszej pracy, dublujące bądź wykluczające się zadania, a to wszystko dzięki pracy zespołowej. Co więcej, jest to zwinna metodyka, którą można, a nawet trzeba adaptować do sytuacji.

To nie jest żaden magiczny rekwizyt, tylko doskonały sposób na kontrolę stanu obecnego. Skuteczny, dający się przystosować do każdej sytuacji sposób wizualizowania całokształtu działań w firmie. Ogranicza nieskuteczną wielozadaniowość poprzez uzgodnienie limitów pracy w toku. W przypadku osiągnięcia limitu nie zabieramy się za następne zadanie, dopóki nie ukończymy poprzedniego.

 

Tablica prawdę ci powie

Kanban opiera się na kilku założeniach:

  • Zacznij od stanu obecnego.
  • Uzgodnij wprowadzanie stopniowych, ewolucyjnych zmian.
  • Początkowo respektuj obecne role, obowiązki i stanowiska.

Dzięki współudziale wszystkich zaangażowanych w proces widzimy prawdziwy obraz tego, co robimy. Nie ma tu miejsca na domysły, myślenie życzeniowe czy pozorowane działania. Decyzje podejmujemy na podstawie analizy danych, często dokonujemy pomiarów i udoskonalamy najczęściej, jak to jest możliwe.

W tej sekcji mojego bloga będą pojawiały się artykuły o Kanbanie – jeżeli jesteś zainteresowany/-a, zapraszam do obserwacji. Ja jestem gorącym zwolennikiem tej metodyki – dzięki niej zarządzam swoim czasem, firmą, pomysłami. Zerknij na tablicę, na której kontroluję powstawanie treści na ten blog:

Jeżeli masz jakieś pytanie albo koncepcję kanbanową, której nie rozumiesz – napisz w komentarzu.